Die Apostille im internationalen Urkundenverkehr

2022-06-14 01:43:19

Bei der Verwendung von öffentlichen Urkunden im internationalen Verkehr ist es notwendig, dass die Echtheit der Unterschrift unter der Urkunde, die Eigenschaft in welcher der Unterzeichner gehandelt hat und die Echtheit des öffentlichen Siegels bestätigt wird und somit die Rechtssicherheit des internationalen Austausches vor Verfälschungen gesichert wird.

Die verschiedenen Vorgänge der Legalisation und der Apostille setzen voraus, dass die Urkunde eine öffentliche und keine private Urkunde sein darf. In dem § 415 Abs. 1 der deutschen Zivilprozessordnung (ZPO) wird legaldefiniert, dass öffentliche Urkunden solche sind, die von einer Behörde innerhalb der Grenzen ihrer Amtsbefugnisse oder von einer mit öffentlichen Glauben versehenen Person innerhalb des ihr zugewiesenen Geschäftskreises in der vorgeschriebenen Form aufgenommen wurden.

Nach dem Abschnitt 2.1 des Runderlasses des Innenministeriums des Bundeslandes Nordrhein-Westfalen können nur öffentliche Urkunden Gegenstand der Legalisation (und so auch der Haager Apostille) sein. Private Urkunden (d.h. Erklärungen und Bescheinigungen privater Personen) sind grds. nicht legalisationsfähig. Solche Urkunden können nur dann legalisiert werden, wenn sie erst seitens eines Notars (vgl. § 128 BGB) öffentlich beglaubigt werden, denn durch diesen Akt werden sie sodann zur öffentlichen Urkunde.

Grundsätzlich ist für die Anerkennung einer öffentlichen Urkunde im Ausland die Legalisation erforderlich. Die Legalisation kann jedoch auch durch eine völkerrechtliche Vereinbarung zwischen zwei Staaten ausgeschlossen sein, damit das zeitintensive und behördenbeanspruchende Verfahren der Legalisation abgekürzt wird. Der Ausschluss der Legalisation durch völkerrechtliche Vereinbarung kann entweder innerhalb der Europäischen Union in der Verordnung (EU) 2016/1191 oder dem „Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation“ vom 05.10.1961 (sogenannte Haager Apostille) gefunden werden. Die Staaten, welche das Haager Übereinkommen unterzeichnet haben, sind hier ： liste-haager-apostille-data

Im Hinblick auf deutsche Urkunden, die im Ausland verwendet werden sollen, wird die Apostille von einer dazu bestimmten deutschen Behörde ausgestellt, nachdem die Urkunde der Behörde im Original vorgelegt wurde. Die Zuständigkeit wird danach bestimmt, ob die Originalurkunde von einer Bundes- oder Landesbehörde oder einem Gericht ausgestellt wurde. Zuständigkeiten können hier eingesehen werden: Apostille-Behörden in Deutschland - Auswärtiges Amt (germany.info)

Die Beteiligung einer Auslandsvertretung, des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll, ist jedenfalls nicht erforderlich.

Deutsche Personenstandsurkunden und Ehefähigkeitszeugnisse, die nach dem Muster der Übereinkommen der Internationalen Kommission für das Zivil- und Personenstandswesen (CIEC) ausgestellt worden sind, sind sogar von jeglichen Formvorschriften hinsichtlich Beglaubigung, Legalisation und Apostille befreit und können in der originalen Fassung auch in den folgenden Vertragsstaaten verwendet werden: Belgien, Bosnien-Herzegowina, Bulgarien, Deutschland, Estland, Frankreich, Italien, Kap Verde, Kroatien, Litauen, Luxemburg, Mazedonien, Moldau, Montenegro, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweiz, Serbien, Slowenien, Spanien, Türkei.

Bezüglich ausländischen Urkunden, die in Deutschland verwendet werden sollen, gilt vergleichbares. Liegt zwischen dem anderen Staat und Deutschland eine völkerrechtliche Vereinbarung über den Ausschluss der Legalisation und der Anwendung der Apostille vor, so wird die Apostille von einer dazu bestimmten ausländischen Behörde ausgestellt. Eine Liste über die Zuständigkeiten für die Apostille in den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens ist hier zu finden:  HCCH |

Die Bearbeitungszeit für die Ausstellung einer Apostille seitens einer deutschen Behörde kann erheblich variieren. Je nachdem mit welchem Arbeitsvolumen die Behörde aktuell belastet ist, kann die können für das Verfahren 1-10 Wochen vergehen.

Die Verwaltungsgebühr für die Ausstellung der Apostille in Deutschland beträgt 25 EUR, kann jedoch in anderen Ländern deutlich höher ausfallen.

Eva Liebenau

Wissenschaftliche Mitarbeiterin bei YK Law Rechtsanwaltsgesellschaft mbH Düsseldorf